1on1ミーティング

半期に一度のMTG

3年ほど前から実施している1on1でのミーティングの5回目を開催しました。
社員に限定して、全セクションのスタッフの面談を行っています。少しずつスタッフも増加していて、今回は16名と面談を行いました。

まだ10数名の会社ですし、拠点も3箇所程度なので普段からそれぞれのスタッフとコミュニケーションは取りやすい環境にある状態です。ただ、会社としての形は大事にしたいのであえて半期に一度は時間を作って話をしたい…という想いからスタートしました。

やってみた

2017年の4月、まさに「やってみた」感じでスタート。その時は話す内容も決めておらず、ダラっと終わってしまいまして。折角話した内容も流れてしまう事が多く、課題の残る初回でした。
最大の問題点は、正確に役員やセクションリーダーと共有出来ないこと。あくまでも自分自身の感覚での把握でしかなく、意味があるのかどうかちょっと疑問に残るMTGだったのです。

課題は「履歴」と「共有」

せっかくスタッフの貴重な時間をもらって、そして自分の時間も使って。もう少し何とかならんかな…と思った時に、自社のグループウェアに履歴を残すことにしました。これなら過去に遡って見ることが出来ると思い、弄りだしたのですが…やってみてわかったことが、「閲覧権限の細かい設定が出来ない」という致命的な弱点が存在していました。

「役員は評価のために共有、それぞれ個々での閲覧」たったこれだけですが、意外と難しいものでした。

きっかけは通信簿

もう一つの弱点は、タイムマネジメントでした。どうにも話がまとまらず、1時間という時間の中でどの様に進めるべきか。また、当日にならないとスタッフがどのような悩みを持っているか、などイレギュラーな対応が難しい部分が多々ありました。その上で、

  • 結構手軽に
  • フレキシブルな閲覧権限
  • 共有設定履歴を把握出来る

というものを加えて考える事が中々難しいな…と思っていた矢先です。
自宅に帰ってふとテーブルを見ると、子供の通信簿が置いてありました。
「学校では明るく、元気な生活を…」「忘れ物が少し多く…」「積極的に手伝いを…」
へーこんな感じなんだ、と二人分の通信簿を見ていたときに、通信簿制っていいなぁと思いつき、同時にそれに結びついたツールがいいタイミングで見つかりました。

googleフォームの導入

色々なアンケートや参加申込みなど、以前から使っていたgoogleフォーム。共同編集者に共有したい人間だけを追加し、そして個々の閲覧のみという設定も可能。その上履歴まで残せるというまさに万能ツールです。
ただ、決めたフォームは飛ばせるものの、こちらからの追記(通信簿でいう通信欄)が出来ないのがネックでした。

何回かテストを繰り返し、「テスト」という項目を採用することにしました。本来の使い方は回答に対して採点を行うように作られているようですが、その中で「フィードバック」という機能が追加されることに着目しました。回答者の回答に対してフリー入力できる機能で、ここが通信欄として活用出来るだろうと。

右上のギアのようなアイコンをクリック⇛テストでこの画面
実際のフィードバック(ランダムでぼかしています)
その他の質問項目の一部

過去と現在、そして未来へ

実際に第4回目から導入し、今回が2回目の活用です。上記には掲載していませんが、先立ってこちらから「何を伝えるのか」「どのような進め方をするのか」を事前に記載しておき、そしてスタッフからも自己評価を入力してもらうことで1on1に対する準備が整いました。

また、1回目から決めていた事ですが、その回での自己評価は何の意味もない、ただの「現在」ということを伝えています。1つ前の自己評価と、今回の自己評価を照らし合わせることでどのように自身が成長したか、そしてその次の回に向けてどの様に成長したいか。それらを客観的に見るための自己評価と位置づけしています。1つ前が過去、現在、そして1つ後の未来とつなぎ合わせるためのツールでもあります。

ちなみに、フィードバックは本気のフィードバックのため、文字量が増加していきます。今回は合計で13,220文字と、原稿用紙約33枚分でした…(笑)

社長が実施する理由

本来は組織におけるツリー型で実施するのがセオリーでしょう。ただ、まだ16名程度であること、そしてまずは自身が方向を指し示さないとセクションリーダーが実施しても意味をなさないため、テストの意味も兼ねて自身で行っています。さすがに25名を超えてくると大変だろうな…と思うので、次回のテスト後はそれぞれに引き継いで行こうと考えています。

※ちなみに教育部門のフィリップには英語でのフィードバックになるので、これがもっとも大変だったりします…(笑)

継続を大事に

果たして1on1自体に自体にどれほどの意味があるか?というと、まだ定かではありません。ただ、フォームを使って履歴を残していくことで過去の自分を形に残すことが出来ます。

写真と同じで、「5年前に自分はこんな感じだったな」と思ってもらえるようなものを残すためには、継続が重要です。フィードバックの入力は結構大変ですが、みんなの通信簿をこれからも作って行こうと思います。